О компании

Главная страница сайта
История нашей организации
Основные проекты
Наша миссия
Наши принципы
Координаты
Персонал
Вакансии
Отзывы и благодарности
КСО
Презентация компании

 

Виды услуг
Консультирование
Исследования
Тренинги
 

Руководителю
Меню консалтинговых продуктов
Примеры проектов
Ответы на вопросы руководителей
 

Читальный зал
Наши статьи
Наши вестники
Наши тесты
Наши исследования
Рекомендуем почитать
Словарь консультанта
Фотоархив
 

Наши партнеры
Наши партнеры

english version карта сайта обратная связь

  Читальный зал  
 
НАШИ СТАТЬИПослать ссылку на эту статью
Подписаться на рассылку новых статей от «Аксима: Консалт»

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА ПЕРСОНАЛА
Кольцова Л.Н.
Кадровые решения №4 (58) апрель 2010

Автоматизация персонифицированного учета персонала

Сейчас уже практически не осталось предприятий, на которых учет ведется ручным способом - повсеместно внедрены специализированные компьютерные программы по автоматизации различной деятельности в компании. Но когда речь заходит о персонифицированном учете, то большинство специалистов в области работы с персоналом говорят не об учетных инструментах, а вспоминают о Федеральном законе N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Конечно, именно этот государственный документ устанавливает правовую основу и принципы организации персонифицированного учета сведений о сотрудниках, которые подлежат обязательному пенсионному страхованию. Актуальность его для компаний в этом году возрастает, так как в 2009 году был принят Федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Так в соответствии с инновациями в законодательной базе, единый социальный налог с 1 января 2010 года заменяется страховыми взносами напрямую:

  • в Пенсионный фонд,
  • Фонд социального страхования,
  • Фонды - федеральный и территориальные - обязательного медицинского страхования.

Поскольку отчеты с 2010 года связанные с персонифицированным учетом будут сдаваться дважды в год, с 2011 - четыре раза, вопрос автоматизации этого процесса становится наиболее актуальным в текущем году. Тем более, что согласно тому же Федеральному закону № 212-ФЗ – обязательна сдача отчетности в электронном виде, с использованием электронной цифровой подписи (для организаций со среднесписочной численностью более 50 человек).

Понятно, что этот «новый» для бизнеса порядок отчетности напрямую связан с увеличением трудозатрат на поддержание в актуальном состоянии в течение календарного года базы персонифицированного учета и формированию/сдаче отчетов. Ведь сдавать ежеквартально отчетность придется во все фонды отдельно. И поэтому у руководителей возникает задача, как сделать этот бизнес-процесс наиболее эффективным.

Аксиомой в этом случае звучат слова: Основным вопросом повышения эффективности работы кадровой службы является возможность автоматизировать ее работу. В сложившейся ситуации вопрос программного обеспечения кадровой службы становится архиважным. Кризис 2008 года выявил еще одну проблему: если раньше бурное развитие компаний и высокие нормы доходности позволяли не обращать внимания, на потери «по вине» персонала, то сейчас, когда на счету каждая копейка,- важен персонифицированный учет затрат на персонал. Именно поэтому для многих компаний стал актуальным вопрос пересмотра своего подхода к автоматизации в области управления персоналом и выбора программной среды в соответствии с задачами компании.

Перечень возможных задач для автоматизации

В России принято все программы и автоматизированные системы в области управления персоналом называть HRMS или HRM-системами. Иногда добавляют класс полноты функционала систем, упоминая, что она относится к классу А, В или С. Но так как четких критериев формирования классности нет, поэтому когда речь идет о внедрении, их «представляют» по функционалу. На рынке программного обеспечения встречаются всего три системы и есть одна предсистема (иногда ее называют досистемным программным продуктом):

1. К предсистемам относят программы, которые обеспечивают одну - две функции учета. Самые распространенные предсистемы - это программы осуществляющие две функции, например из учетного (кадровый учет, штатное расписание, учет рабочего времени и отпусков и др.) и расчетного (зарплата, налоговые выплаты, надбавки и вычеты и т.п.) контуров.

2. HRM-система – это традиционная полноценная система для оперативного решения задач по автоматизации учета в области HR менеджмента на предприятии. Если у компании есть потребность в оперативном управлении следующим функционалом:

  • планирование организационной структуры управления, штатного расписания и кадровой политики;
  • подбор персонала на вакантные должности;
  • ведение административного документооборота по персоналу;
  • аттестацию персонала;
  • развитие персонала;
  • учет трудовых отношений;
  • учет условий труда;
  • мотивацию персонала;
то она внедряет Управление персоналом на основе HRM-систем.

По сути своей HRM-система - это автоматизированный комплекс не только по хранению персонифицированных данных сотрудника, но и учету всех мероприятий с ним связанных: поиск, отбор, планирование и отслеживание карьеры, обучение, мотивация и его оценка. HRM-системы кроме учетного (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) имеют и расчетный (заработная плата, налоги, отчеты) контур, обрабатывающий количественные данные, т.е. подобная система включает в себя как таковой учет всех операций в отношении работника. При этом основная задача HRM-систем – сделать использование данных о кадровых ресурсах персонала максимально эффективным.

Согласно данным Центра TAdviser (они ежегодно проводят обзор по программному обеспечению для HR рынка) на начало 2010 года ими было выявлено 26 «живых» HRM-систем, 17 из которых созданы в России.

3. WFM - система (Workforce Management) - по сравнению с традиционными HRM-системами, она призвана решать еще и тактические задачи и обладает расширенной функциональностью. При этом система охватывает все виды не только персонифицированного учета, но и другие аспекты HR деятельности, необходимые для поддержания продуктивной рабочей силы. WFM – система включает в себя:

  • Управление персоналом (HRM – система) в том числе кадровый учет (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) и расчетный учет (заработная плата, налоги, отчеты и компенсации)
  • Управление рабочим временем (графики и время работы, посещаемость, производительность и т.д.)
  • Карьера и планирование преемственности
  • Управление талантами и / или отслеживание изменений
  • Обучение и / или подготовка управленческих кадров
  • Контроль работоспособности трудовых ресурсов и охраны труда

В контексте информационных технологий, русифицированные WFM решения чаще всего представляют собой решение для автоматизации процесса управления рабочим временем персонала. Наибольшее распространение в России WFM-решения получили там, где основной целью их использования может является повышение производительности, за счет:

  • составления оптимального расписания работы сотрудников в соответствии с уровнем их квалификации, направлением специализации, а также пожеланиями сотрудников;
  • эффективного планирования численности персонала на основании анализа работы работника за предыдущие периоды времени;
  • мониторинга исполнения работы сотрудников в режиме реального времени;

Распространение программного обеспечения WFM – систем не только в России, но и во всем мире «для управления рынком рабочей силы» все еще «незрелое». Но согласно исследованию, проведенному SRH Университета Прикладных Наук Гейдельберга, WFM решения становится все более и более важны для топ-менеджеров. Так востребованность WFM систем в Германии составляет уже 3/4 для компаний входящих в ТОП-1000. Хотя есть и печальная статистика: несмотря на то, что программа на основе WFM – системы была установлена почти в 750 компаниях (согласно опросу ТОП-1000), только около одной трети руководителей и HR-ов из этих компаний фактически использовали соответствующее программное решение. При этом отраслевые аналитики, такие как AMR Research и DMG Консалтинг прогнозируют, что на рынке программного обеспечения для управления рабочей силы WFM–системы будут в ближайшее десятилетие находится в фазе «динамичного роста», в том числе и в России.

4. HCM - система (Human Capital Management) иногда ее называют службой по управлению жизненным циклом работника и именно благодаря ей компания может говорить о готовности управлять человеческими ресурсами на стратегическом уровне. В HCM – системе программные контуры, предназначены не только для работы с количественными показателями, но они заточены для работы и с качественными показателями персонала. Практика внедрения по оценке аналитической компании AMR Research показывает, что HCM–система определяет целостный подход к управлению работником и помогает менеджменту лучше понять потенциальный доход как от конкретного работника, так и от HR-подразделения. При этом HCM – система рассматривает HR-службу, как подразделение имеющее возможность управлять активным жизненным циклом работника (а не отдельным событием или серией дискретных событий). HCM–система сочетает все операции, основанные на обслуживании работника, в единый набор рабочих процессов и одновременно проводит анализ связанных с сотрудником бизнес-процессов. Типовая HCM - система состоит из следующих основных компонентов:

  • Управление персоналом (HRM– система)
  • Управление рынком рабочей силы в компании (WFM–система)
  • Управление прогнозированием и планированием работ по управлению персоналом, в том числе целевые показатели, KPI и т.д.
  • Управление знаниями и системами обучения (в том, числе и e-learning (сокращение от Electronic Learning — система электронного обучения), wiki (веб-сайт –библиотека для учебного процесса, структуру и содержимое которого пользователи могут сообща изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом.), дистанционные системы обучения, учебное TV и т.д.)
  • Управление развитием (проектирование работоспособности и карьеры работника, ее строительство, ввод в должность /функционал, «эксплуатация», техническое обслуживание работоспособности работника, выводу из должности/функционала и замены работника)
  • Управление контрактом и стоимостью работника
  • Управление работоспособностью и здоровьем работника (включая отдельные разделы из охраны труда)
  • Управление уволенными и обратной логистикой (возврат в компанию) и «Alumni network» (служба вербовки выпускников, сеть или ассоциация выпускников определенной западной бизнес-школы)
  • Оценка эффективности управления, контролинг процессов прогнозирования и планирования (в том числе экономика, статистика, аналитический блок и т.д.)

Когда говорят о внедрении HCM–систем, то приводят только восхитительные эпитеты, так немногочисленный известный опыт внедрения их на западе говорит о том, что только после инвентаризации системы управления сокращение «накладных» расходов достигает до 40%, потери компании из-за отсутствия (болезни и т.д.) и непроизводительного труда уменьшаются до 30% (при этом установщики программ дают гарантию улучшения производительности до 15%), цена улучшений, которые приводят к увеличению валовой прибыли до 15%. Так, пример немецкого Call-центра IT-компании, в котором была проведена работа по внедрению HCM–системы, позволяет говорить и о косвенных показателях, таких как:

  • увеличение решенных на одного техник-оператора "звонков за день" достигло объема 125%
  • Call-центр достиг повышения производительности на 40%

 

В России нет полноценно внедренных программных продуктов, отвечающих требованиям HCM–систем, но есть множество попыток самостоятельно доработать российские программные решения на базе ERP–систем (Управление ресурсами предприятия). Самая известная в России HCM–система – это SAP ERP HCM. Согласно данным SAP CIS, около восьмидесяти клиентов компании в странах СНГ и Балтии используют систему управления персоналом mySAP ERP HCM. Ранее этот программный продукт имел другое название - SAP HR, причем переход от ранее используемого термина HR (Human Resources), к термину HCM (Human Capital Management), как объясняют в SAP, отражает переход от решения учетных задач в управлении персоналом к решению задач развития кадрового потенциала и участию в формировании стратегии управления компанией. После того как мы разобрались с тем, что ожидать от той или иной системы, попытаемся выбрать нужный нам программный продукт, т.е. в простонародье программу. Выбор ее связан не только с требуемым нам функционалом, но и с уровнем ведения бизнеса.

Выбор из типовых программ

По мнению аналитиков Центра TAdviser, сегодня на российском рынке HR-систем практически на равных действуют как отечественные производители, так и крупнейшие западные вендоры. Поэтому выбор необходимо осуществлять исходя из масштабности предприятия и дальнейшего развития системы управления предприятием в целом. Кроме того, действует правило «цена/качество». Этот вопрос важен еще и потому, что не всё однозначно с тем, что обещано, как хорошо работающий программный механизм и оценкой его производительности «в полевых условиях» (это касается как отечественных, так и зарубежных HR-систем). Кроме того, если компания приходит к мысли о необходимости функционала, предоставляемого WFM и HCM–системами, то чаще всего у нее задача шире и речь идет уже о внедрении единой корпоративной ERP-системы, содержащей необходимые системные блоки. Из известных HR-систем в зависимости от уровня отведения бизнеса можно предложить:

Уровень деятельности

Этап развития менеджмента

Система

Возможный в России программный продукт (компания)

Предприятия малого бизнеса Начальный Пред система Интерес к традиционным системам по автоматизации кадрового учета у предприятий, относящихся к малому бизнесу чаще всего невелик. Для функций персонифицированного учета они используют бесплатные:
  • ГНИ - «Налогоплательщик».
  • ПФ:
  1. Универсальные программы для всех регионов (ПД СПУ, Документы ПУ 5, ПФ Отчет, ДокПУ 2008);
  2. Региональные программы (АРМ Работодатель, ПЕРС и т.д.)
Предприятия малого и среднего бизнеса Начальный Пред система 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (1С),
БухСофт: Зарплата, Табель, Кадры (БУХСОФТ),
Контур-Отчет (ПФ/НДФЛ), Учет труда и заработной платы - АМБа Контур-Персонал (СКБ Контур)
ПАРУС - ЗАРПЛАТА – КАДРЫ (Парус).
Механизированный/структурированный HRM-система 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" + "1С:Оценка Персонала" +"1С-Битрикс:Корпоративный Портал (1С),
1С8 Управление Производственным Предприятием (1С)
БухСофт: Предприятие(БУХСОФТ)
Инфо-Бухгалтер 10 (Инфо-Бухгалтер),
БОСС-Кадровик (БОСС. Кадровые системы),
«ПАРУС-Предприятие 7» (Парус),
Agroup HRB (Agroup)
Система Alfa/Управление персоналом (Информконтакт)
Global-HRM, Global-Salary (Бизнес Технологии )
Компас: Управление персоналом (Компас)
Корпоративная информационная система «ОАЗИС. Управление персоналом» (ГИВЦ Москвы)
Монолит: Персонал (Монолит )
АиТ :\ Управление персоналом (АиТ Софт)
Предприятия среднего и крупного бизнеса Механизированный/структурированный HRM-система IFS: «Персонал» (IFS)
БОСС-Кадровик (БОСС. Кадровые системы)
Система управления ПАРУС (Парус),
1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" + "1С:Оценка Персонала" +"1С-Битрикс:Корпоративный Портал (1С)
1С8 Управление Производственным Предприятием (1С)
Галактика ERP (Корпорация Галактика)
Scala "Управление персоналом" (Epicor|Scala)
ИНЭК-Персонал (Инэк)
Diasoft FA# Balance, Управление персоналом (Диасофт)
АиТ :\ Управление персоналом (АиТ Софт)
Целевое управление WFM – система mySAP HCM (SAP СНГ)
Oracle HRMS (Oracle СНГ)
QUINYX WorkForce (UCMS )
1С8 Управление производственным предприятием с учетом имеющихся на рынке доработок (1С)
Галактика ERP /Галактика Business Intelligence (Корпорация Галактика)
Управление качеством HCM – система mySAP HCM (SAP СНГ)
Oracle HRMS (Oracle СНГ)
QUINYX WorkForce (UCMS )
Узкопрофильные компании Как вариант можно рассматривать конфигурацию, созданную совместными силами партнера и IT-компании. Но при выборе необходимо анализировать варианты предлагаемого софта, те, которые Компания-разработчик регулярно обновляет и дополняет. В противном случае затраты чаще всего будут бесполезными.

В таблице использованы данные по ERP системам, так как на определенном этапе HR система обязана быть интегрирована с другими блоками. Данные в таблице приведены на основании имеющейся у автора информации о внедрении той или иной системы.

Как только в компании возникает идея автоматизации процесса персонифицированного учета лицу принимающему решение надо не забыть о том, что глава 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ устанавливает не только порядок сбора, хранения, использования и передачи персональных данных работников, но и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. Представленные в таблице программные продукты учитывают это требование законодательства РФ. Если программа «самописная», то надо организовать дополнительную работу по автоматической обработке данных так, чтобы с одной стороны, сделать бизнес-процесс максимально эффективным, а с другой не нарушить законодательство.

Порядок принятия решения о выборе программы

Современные HR-системы - это не просто программы, автоматизирующие выполнение тех или иных рутинных операций сотрудников кадровых служб, разгружающие HR-подразделения путем передачи части функций “на места”, обеспечивающие доступность персональных данных и многое другое. Они несут в себе определенную идеологию бизнеса, предполагающую его открытость, прозрачность, гибкость. Именно поэтому выбор HR-системы нельзя поручать специалистам только одного подразделения – это процесс коллективный, в нем должны быть задействованы: и топ-менеджмент, и HR-ы, и финансисты, и бухгалтера, и IT-специалисты. Они должны определить:

  • зачем и какие нужны HR-системы компании?
  • какая классификация систем подходит ей и составить описание стандартных функций, требуемых от HR-системы (сейчас и в перспективе)
  • «портрет пользователя», а также кому и когда необходимо внедрять HR-систему?
  • какие способы и подходы по внедрению HR-систем выберет компания
  • возможные проблемы при/от внедрения HR-систем
  • методические рекомендации по выбору системы, его обоснованию и согласованию, общее описание российского рынка HR-систем.
  • порядок выбора HR-системы

Перечень минимальной информации о каждой из HR-систем включает в себя ее функциональные блоки, техническую информацию, информацию о производителе ПО/вендоре, перечень партнеров по внедрению в Вашем регионе, реализованные проекты по внедрению (заказчик, год, численность персонала) и дополнительно один-два примера внедрения. Кроме того, важно не забыть о стоимости внедрения HR-системы. Обычно она складывается из стоимости программного обеспечения, услуг по его настройке и адаптации, стоимости обучения персонала, переноса данных, а также дальнейшая стоимость его использования. Распространены ситуации, когда первоначальные вложения компании в программный продукт относительно невелики, но вот последующее внедрение и пользование получается очень дорогим.

В заключение хочется отметить, что полнофункционные HR-системы еще и за рубежом находятся в стадии «роста». При этом HRM-системы уже получили широкое распространение во всех ведущих странах мира и связано это с тем, что высокая конкуренция заставляет руководителей компаний оптимизировать расходы на персонал и повышать его эффективность. В России после кризиса 2008 года также наступили времена борьбы за оптимизацию расходов на персонал и повышения его производительности, так что у HR–систем – все впереди.

 
Яндекс.Метрика
© ООО "АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги", 2002 г.

Рисунок: Вараксина А. С.
http://www.horse.galactic.ru
Дизайн:Иванов А. В.
http://www.qdesnik.ru