english version карта сайта обратная связь

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА ПЕРСОНАЛА
Кольцова Л.Н.
Кадровые решения №4 (58) апрель 2010

Автоматизация персонифицированного учета персонала

Сейчас уже практически не осталось предприятий, на которых учет ведется ручным способом - повсеместно внедрены специализированные компьютерные программы по автоматизации различной деятельности в компании. Но когда речь заходит о персонифицированном учете, то большинство специалистов в области работы с персоналом говорят не об учетных инструментах, а вспоминают о Федеральном законе N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Конечно, именно этот государственный документ устанавливает правовую основу и принципы организации персонифицированного учета сведений о сотрудниках, которые подлежат обязательному пенсионному страхованию. Актуальность его для компаний в этом году возрастает, так как в 2009 году был принят Федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Так в соответствии с инновациями в законодательной базе, единый социальный налог с 1 января 2010 года заменяется страховыми взносами напрямую:

• в Пенсионный фонд,
• Фонд социального страхования,
• Фонды - федеральный и территориальные - обязательного медицинского страхования.

Поскольку отчеты с 2010 года связанные с персонифицированным учетом будут сдаваться дважды в год, с 2011 - четыре раза, вопрос автоматизации этого процесса становится наиболее актуальным в текущем году. Тем более, что согласно тому же Федеральному закону № 212-ФЗ – обязательна сдача отчетности в электронном виде, с использованием электронной цифровой подписи (для организаций со среднесписочной численностью более 50 человек).

Понятно, что этот «новый» для бизнеса порядок отчетности напрямую связан с увеличением трудозатрат на поддержание в актуальном состоянии в течение календарного года базы персонифицированного учета и формированию/сдаче отчетов. Ведь сдавать ежеквартально отчетность придется во все фонды отдельно. И поэтому у руководителей возникает задача, как сделать этот бизнес-процесс наиболее эффективным.

Аксиомой в этом случае звучат слова: Основным вопросом повышения эффективности работы кадровой службы является возможность автоматизировать ее работу. В сложившейся ситуации вопрос программного обеспечения кадровой службы становится архиважным. Кризис 2008 года выявил еще одну проблему: если раньше бурное развитие компаний и высокие нормы доходности позволяли не обращать внимания, на потери «по вине» персонала, то сейчас, когда на счету каждая копейка,- важен персонифицированный учет затрат на персонал. Именно поэтому для многих компаний стал актуальным вопрос пересмотра своего подхода к автоматизации в области управления персоналом и выбора программной среды в соответствии с задачами компании.

Перечень возможных задач для автоматизации

В России принято все программы и автоматизированные системы в области управления персоналом называть HRMS или HRM-системами. Иногда добавляют класс полноты функционала систем, упоминая, что она относится к классу А, В или С. Но так как четких критериев формирования классности нет, поэтому когда речь идет о внедрении, их «представляют» по функционалу. На рынке программного обеспечения встречаются всего три системы и есть одна предсистема (иногда ее называют досистемным программным продуктом):

1. К предсистемам относят программы, которые обеспечивают одну - две функции учета. Самые распространенные предсистемы - это программы осуществляющие две функции, например из учетного (кадровый учет, штатное расписание, учет рабочего времени и отпусков и др.) и расчетного (зарплата, налоговые выплаты, надбавки и вычеты и т.п.) контуров.

2. HRM-система – это традиционная полноценная система для оперативного решения задач по автоматизации учета в области HR менеджмента на предприятии. Если у компании есть потребность в оперативном управлении следующим функционалом:

• планирование организационной структуры управления, штатного расписания и кадровой политики;
• подбор персонала на вакантные должности;
• ведение административного документооборота по персоналу;
• аттестацию персонала;
• развитие персонала;
• учет трудовых отношений;
• учет условий труда;
• мотивацию персонала;

По сути своей HRM-система - это автоматизированный комплекс не только по хранению персонифицированных данных сотрудника, но и учету всех мероприятий с ним связанных: поиск, отбор, планирование и отслеживание карьеры, обучение, мотивация и его оценка. HRM-системы кроме учетного (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) имеют и расчетный (заработная плата, налоги, отчеты) контур, обрабатывающий количественные данные, т.е. подобная система включает в себя как таковой учет всех операций в отношении работника. При этом основная задача HRM-систем – сделать использование данных о кадровых ресурсах персонала максимально эффективным.

Согласно данным Центра TAdviser (они ежегодно проводят обзор по программному обеспечению для HR рынка) на начало 2010 года ими было выявлено 26 «живых» HRM-систем, 17 из которых созданы в России.

3. WFM - система (Workforce Management) - по сравнению с традиционными HRM-системами, она призвана решать еще и тактические задачи и обладает расширенной функциональностью. При этом система охватывает все виды не только персонифицированного учета, но и другие аспекты HR деятельности, необходимые для поддержания продуктивной рабочей силы. WFM – система включает в себя:

• Управление персоналом (HRM – система) в том числе кадровый учет (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) и расчетный учет (заработная плата, налоги, отчеты и компенсации)
• Управление рабочим временем (графики и время работы, посещаемость, производительность и т.д.)
• Карьера и планирование преемственности
• Управление талантами и / или отслеживание изменений
• Обучение и / или подготовка управленческих кадров
• Контроль работоспособности трудовых ресурсов и охраны труда

В контексте информационных технологий, русифицированные WFM решения чаще всего представляют собой решение для автоматизации процесса управления рабочим временем персонала. Наибольшее распространение в России WFM-решения получили там, где основной целью их использования может является повышение производительности, за счет:

• составления оптимального расписания работы сотрудников в соответствии с уровнем их квалификации, направлением специализации, а также пожеланиями сотрудников;
• эффективного планирования численности персонала на основании анализа работы работника за предыдущие периоды времени;
• мониторинга исполнения работы сотрудников в режиме реального времени;

Распространение программного обеспечения WFM – систем не только в России, но и во всем мире «для управления рынком рабочей силы» все еще «незрелое». Но согласно исследованию, проведенному SRH Университета Прикладных Наук Гейдельберга, WFM решения становится все более и более важны для топ-менеджеров. Так востребованность WFM систем в Германии составляет уже 3/4 для компаний входящих в ТОП-1000. Хотя есть и печальная статистика: несмотря на то, что программа на основе WFM – системы была установлена почти в 750 компаниях (согласно опросу ТОП-1000), только около одной трети руководителей и HR-ов из этих компаний фактически использовали соответствующее программное решение. При этом отраслевые аналитики, такие как AMR Research и DMG Консалтинг прогнозируют, что на рынке программного обеспечения для управления рабочей силы WFM–системы будут в ближайшее десятилетие находится в фазе «динамичного роста», в том числе и в России.

4. HCM - система (Human Capital Management) иногда ее называют службой по управлению жизненным циклом работника и именно благодаря ей компания может говорить о готовности управлять человеческими ресурсами на стратегическом уровне. В HCM – системе программные контуры, предназначены не только для работы с количественными показателями, но они заточены для работы и с качественными показателями персонала. Практика внедрения по оценке аналитической компании AMR Research показывает, что HCM–система определяет целостный подход к управлению работником и помогает менеджменту лучше понять потенциальный доход как от конкретного работника, так и от HR-подразделения. При этом HCM – система рассматривает HR-службу, как подразделение имеющее возможность управлять активным жизненным циклом работника (а не отдельным событием или серией дискретных событий). HCM–система сочетает все операции, основанные на обслуживании работника, в единый набор рабочих процессов и одновременно проводит анализ связанных с сотрудником бизнес-процессов. Типовая HCM - система состоит из следующих основных компонентов:

• Управление персоналом (HRM– система)
• Управление рынком рабочей силы в компании (WFM–система)
• Управление прогнозированием и планированием работ по управлению персоналом, в том числе целевые показатели, KPI и т.д.
• Управление знаниями и системами обучения (в том, числе и e-learning (сокращение от Electronic Learning — система электронного обучения), wiki (веб-сайт –библиотека для учебного процесса, структуру и содержимое которого пользователи могут сообща изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом.), дистанционные системы обучения, учебное TV и т.д.)
• Управление развитием (проектирование работоспособности и карьеры работника, ее строительство, ввод в должность /функционал, «эксплуатация», техническое обслуживание работоспособности работника, выводу из должности/функционала и замены работника)
• Управление контрактом и стоимостью работника
• Управление работоспособностью и здоровьем работника (включая отдельные разделы из охраны труда)
• Управление уволенными и обратной логистикой (возврат в компанию) и «Alumni network» (служба вербовки выпускников, сеть или ассоциация выпускников определенной западной бизнес-школы)
• Оценка эффективности управления, контролинг процессов прогнозирования и планирования (в том числе экономика, статистика, аналитический блок и т.д.)

Когда говорят о внедрении HCM–систем, то приводят только восхитительные эпитеты, так немногочисленный известный опыт внедрения их на западе говорит о том, что только после инвентаризации системы управления сокращение «накладных» расходов достигает до 40%, потери компании из-за отсутствия (болезни и т.д.) и непроизводительного труда уменьшаются до 30% (при этом установщики программ дают гарантию улучшения производительности до 15%), цена улучшений, которые приводят к увеличению валовой прибыли до 15%. Так, пример немецкого Call-центра IT-компании, в котором была проведена работа по внедрению HCM–системы, позволяет говорить и о косвенных показателях, таких как:

• увеличение решенных на одного техник-оператора "звонков за день" достигло объема 125%
• Call-центр достиг повышения производительности на 40%

В России нет полноценно внедренных программных продуктов, отвечающих требованиям HCM–систем, но есть множество попыток самостоятельно доработать российские программные решения на базе ERP–систем (Управление ресурсами предприятия). Самая известная в России HCM–система – это SAP ERP HCM. Согласно данным SAP CIS, около восьмидесяти клиентов компании в странах СНГ и Балтии используют систему управления персоналом mySAP ERP HCM. Ранее этот программный продукт имел другое название - SAP HR, причем переход от ранее используемого термина HR (Human Resources), к термину HCM (Human Capital Management), как объясняют в SAP, отражает переход от решения учетных задач в управлении персоналом к решению задач развития кадрового потенциала и участию в формировании стратегии управления компанией. После того как мы разобрались с тем, что ожидать от той или иной системы, попытаемся выбрать нужный нам программный продукт, т.е. в простонародье программу. Выбор ее связан не только с требуемым нам функционалом, но и с уровнем ведения бизнеса.

Выбор из типовых программ

По мнению аналитиков Центра TAdviser, сегодня на российском рынке HR-систем практически на равных действуют как отечественные производители, так и крупнейшие западные вендоры. Поэтому выбор необходимо осуществлять исходя из масштабности предприятия и дальнейшего развития системы управления предприятием в целом. Кроме того, действует правило «цена/качество». Этот вопрос важен еще и потому, что не всё однозначно с тем, что обещано, как хорошо работающий программный механизм и оценкой его производительности «в полевых условиях» (это касается как отечественных, так и зарубежных HR-систем). Кроме того, если компания приходит к мысли о необходимости функционала, предоставляемого WFM и HCM–системами, то чаще всего у нее задача шире и речь идет уже о внедрении единой корпоративной ERP-системы, содержащей необходимые системные блоки. Из известных HR-систем в зависимости от уровня отведения бизнеса можно предложить:

Уровень деятельности	Этап развития менеджмента	Система	Возможный в России программный продукт (компания)
Предприятия малого бизнеса	Начальный	Пред система	Интерес к традиционным системам по автоматизации кадрового учета у предприятий, относящихся к малому бизнесу чаще всего невелик. Для функций персонифицированного учета они используют бесплатные: ГНИ - «Налогоплательщик». ПФ: Универсальные программы для всех регионов (ПД СПУ, Документы ПУ 5, ПФ Отчет, ДокПУ 2008); Региональные программы (АРМ Работодатель, ПЕРС и т.д.)
Предприятия малого и среднего бизнеса	Начальный	Пред система	1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (1С), БухСофт: Зарплата, Табель, Кадры (БУХСОФТ), Контур-Отчет (ПФ/НДФЛ), Учет труда и заработной платы - АМБа Контур-Персонал (СКБ Контур) ПАРУС - ЗАРПЛАТА – КАДРЫ (Парус).
	Механизированный/структурированный	HRM-система	1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" + "1С:Оценка Персонала" +"1С-Битрикс:Корпоративный Портал (1С), 1С8 Управление Производственным Предприятием (1С) БухСофт: Предприятие(БУХСОФТ) Инфо-Бухгалтер 10 (Инфо-Бухгалтер), БОСС-Кадровик (БОСС. Кадровые системы), «ПАРУС-Предприятие 7» (Парус), Agroup HRB (Agroup) Система Alfa/Управление персоналом (Информконтакт) Global-HRM, Global-Salary (Бизнес Технологии ) Компас: Управление персоналом (Компас) Корпоративная информационная система «ОАЗИС. Управление персоналом» (ГИВЦ Москвы) Монолит: Персонал (Монолит ) АиТ :\ Управление персоналом (АиТ Софт)
Предприятия среднего и крупного бизнеса	Механизированный/структурированный	HRM-система	IFS: «Персонал» (IFS) БОСС-Кадровик (БОСС. Кадровые системы) Система управления ПАРУС (Парус), 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" + "1С:Оценка Персонала" +"1С-Битрикс:Корпоративный Портал (1С) 1С8 Управление Производственным Предприятием (1С) Галактика ERP (Корпорация Галактика) Scala "Управление персоналом" (Epicor|Scala) ИНЭК-Персонал (Инэк) Diasoft FA# Balance, Управление персоналом (Диасофт) АиТ :\ Управление персоналом (АиТ Софт)
	Целевое управление	WFM – система	mySAP HCM (SAP СНГ) Oracle HRMS (Oracle СНГ) QUINYX WorkForce (UCMS ) 1С8 Управление производственным предприятием с учетом имеющихся на рынке доработок (1С) Галактика ERP /Галактика Business Intelligence (Корпорация Галактика)
	Управление качеством	HCM – система	mySAP HCM (SAP СНГ) Oracle HRMS (Oracle СНГ) QUINYX WorkForce (UCMS )
Узкопрофильные компании	Как вариант можно рассматривать конфигурацию, созданную совместными силами партнера и IT-компании. Но при выборе необходимо анализировать варианты предлагаемого софта, те, которые Компания-разработчик регулярно обновляет и дополняет. В противном случае затраты чаще всего будут бесполезными.

В таблице использованы данные по ERP системам, так как на определенном этапе HR система обязана быть интегрирована с другими блоками. Данные в таблице приведены на основании имеющейся у автора информации о внедрении той или иной системы.

Как только в компании возникает идея автоматизации процесса персонифицированного учета лицу принимающему решение надо не забыть о том, что глава 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ устанавливает не только порядок сбора, хранения, использования и передачи персональных данных работников, но и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. Представленные в таблице программные продукты учитывают это требование законодательства РФ. Если программа «самописная», то надо организовать дополнительную работу по автоматической обработке данных так, чтобы с одной стороны, сделать бизнес-процесс максимально эффективным, а с другой не нарушить законодательство.

Порядок принятия решения о выборе программы

Современные HR-системы - это не просто программы, автоматизирующие выполнение тех или иных рутинных операций сотрудников кадровых служб, разгружающие HR-подразделения путем передачи части функций “на места”, обеспечивающие доступность персональных данных и многое другое. Они несут в себе определенную идеологию бизнеса, предполагающую его открытость, прозрачность, гибкость. Именно поэтому выбор HR-системы нельзя поручать специалистам только одного подразделения – это процесс коллективный, в нем должны быть задействованы: и топ-менеджмент, и HR-ы, и финансисты, и бухгалтера, и IT-специалисты. Они должны определить:

• зачем и какие нужны HR-системы компании?
• какая классификация систем подходит ей и составить описание стандартных функций, требуемых от HR-системы (сейчас и в перспективе)
• «портрет пользователя», а также кому и когда необходимо внедрять HR-систему?
• какие способы и подходы по внедрению HR-систем выберет компания
• возможные проблемы при/от внедрения HR-систем
• методические рекомендации по выбору системы, его обоснованию и согласованию, общее описание российского рынка HR-систем.
• порядок выбора HR-системы

Перечень минимальной информации о каждой из HR-систем включает в себя ее функциональные блоки, техническую информацию, информацию о производителе ПО/вендоре, перечень партнеров по внедрению в Вашем регионе, реализованные проекты по внедрению (заказчик, год, численность персонала) и дополнительно один-два примера внедрения. Кроме того, важно не забыть о стоимости внедрения HR-системы. Обычно она складывается из стоимости программного обеспечения, услуг по его настройке и адаптации, стоимости обучения персонала, переноса данных, а также дальнейшая стоимость его использования. Распространены ситуации, когда первоначальные вложения компании в программный продукт относительно невелики, но вот последующее внедрение и пользование получается очень дорогим.

В заключение хочется отметить, что полнофункционные HR-системы еще и за рубежом находятся в стадии «роста». При этом HRM-системы уже получили широкое распространение во всех ведущих странах мира и связано это с тем, что высокая конкуренция заставляет руководителей компаний оптимизировать расходы на персонал и повышать его эффективность. В России после кризиса 2008 года также наступили времена борьбы за оптимизацию расходов на персонал и повышения его производительности, так что у HR–систем – все впереди.