english version карта сайта обратная связь

ВНУТРЕННИЙ ВЕБ-ПОРТАЛ
Кольцова Л.Н.
Секретарь-рефернт №10 (94) октябрь 2010

Работа с внутренними порталами

В последнее время не только крупные компании, но и предприятия среднего бизнеса стали развивать у себя такое направление внутрикорпоративных коммуникаций, как внутренний портал. И если первоначально требования к работе внутреннего портала ограничивались возможностями публикаций новостей, размещением информации для сотрудников и наличием форума для внутреннего общения, то сейчас управление бизнесом требует организовать доступ каждого пользователя системы (в том числе и удаленный) для работы с несколькими корпоративными приложениями (например, с почтой, CRM, ERP) в одном интерфейсе. В идеале компании может быть не нужен офис, так как сотрудники и контрагенты компании (доступ только для зарегистрированных пользователей) работают из удобного им места на едином портале организации. Например, единый портал в этом случае позволяет одновременно, в том числе и вне стен офиса в одной программе работать бухгалтеру, торговому представителю и поставщику товара. В зависимости от задач, которые надо решить компании формируются и индивидуальные требования к возможностям внутреннего портала. Так, если одним организациям достаточно наличия web системы для решения задач управления своим внутренним документооборотом, то другим необходимо организовать коммуникации с внешним миром (покупателями, поставщиками, партнерами).

Как выбрать нужный внутренний портал

Когда принимают решение о создании внутреннего портала, то главным вопросом становится его функциональность, т.е. какие задачи с его помощью может решить бизнес.

Например, если в компании:

1. Реализуется одновременно много проектов (есть портфель проектов) и/или надо решить проблему с документооборотом, то чаще всего выбирают программу SharePoint. Она нашла применение в организациях относящихся как к малому и среднему бизнесу, так и на крупных предприятиях. При этом SharePoint, это не один программный продукт, а целое семейство:
   • Microsoft SharePoint Foundation (раньше его называли WSS) — бесплатное приложение к Windows Server. Microsoft SharePoint Foundation предоставляет базовую инфраструктуру для совместной работы по редактированию и хранению документов, а также позволяет осуществлять контроль версий документов. WSS включает в себя такую функциональность, как отслеживание «маршрутов» движения документов, списков заданий пользователям, все возможные напоминания и конечно организация онлайн-дискуссий.
   • Microsoft Office SharePoint Designer (SPD, ранее — FrontPage) — это бесплатный продукт. Является одним из компонентов пакета Microsoft Office 2007. Однако он не включен ни в один из комплектов офиса и устанавливается отдельно. Программа Microsoft SharePoint Designer позволяет легко и быстро добавлять страницы на сайт SharePoint, с ее помощью можно разрабатывать и создавать надежные приложения SharePoint с широким спектром источников данных, представлений и форм.
   • Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) — платный компонент для интеграции функциональности SharePoint в работу приложений Microsoft Office.
   С помощью SharePoint компания может решить такие свои задачи, как:
   • Создание системы документооборота (коллективная и индивидуальная работа с документами, в том числе наличие цепочки и уровней согласований/утверждений документов, а также создание путей/маршрутов следований документов). Контроль версий и прохождений документов.
   • Форумы, опросы и голосования.
   • Сеть обмена знаниями.
   • Ленты новостей.
   • Календари событий.
   • Подписки и оповещения.
   • Сайты и Web-страницы подразделений.
2. Когда возможностей SharePoint руководству компании недостаточно или перед бизнесом стоят другие задачи, то тогда в компании появляется Интранет. Интранет-портал - представляет собой внутреннюю корпоративную информационную систему (внутренний сайт), в основе построения которого лежат Интернет(web)-технологии. С помощью Интранета компании решают следующие задачи:
   • Коммуникативные: работа с корпоративными новостями, внутренней документацией, виртуальные конференции, совещания и согласования.
   • Информационные: работа с базами данных, передача данных, хранение, поиск и обмен, создание отчетов.
   • Экономические: повышение качества и скорости обмена информацией и решения текущих задач.
   • Специализированные: задачи узкой специализации, позволяющие улучшить работу компании в целом, как единой органичной структуры, реагирующей на внутренние и внешние изменения.
   Когда говорят о Интранете, то подразумевается, что это инструмент для крупной компании. В последние годы благодаря тому, что технологии создания web сайтов стали достаточно доступны, Интранет получил развитие и у среднего бизнеса (особенно у территориально разделенных компаний). Ведь основная идея Интранета - это объединить все элементы корпоративной информации и упростить работу рядового сотрудника с ней. При работе с внутренними корпоративными порталами получили основное развитие 4 технологии:
   • Корпоративный портал - это продукт развития традиционного подхода, т.е. аналог Интернет сайта, где управление коммуникациями строится на web основе. Именно его чаще всего на первых порах лица принимающие решение в компании заказывают программистам. При этом они традиционно рассматривают его как инструмент для информирования сотрудников, их общения, а также генерации подразделениями компании собственных новостей. Традиционно управляет наполнением корпоративного портала ответственный в компании администратор сайта, хотя иногда эту работу поручают секретарю.
   • Wiki-система - это инструмент для простого и быстрого создания и организации web страничек самими сотрудниками компании. Аналогично Свободной энциклопедии «Википедия», каждый сотрудник компании может разместить на своей страничке любую информацию, при этом редко содержание страниц редактируется администратором. А доступ к информации, размещенной на личной страничке сотрудника или подразделения, регулируется только изначально заданными параметрами.
   • Социальная сеть (блоги, форумы и т.д.) - система, ориентированная на построение социальных связей между сотрудниками. Она также чаще всего не подлежит администрированию в компании, так как ее содержание направлено на построение сообществ в Интранете из людей со схожими интересами и/или деятельностью. Связь чаще всего осуществляется посредством сервиса мгновенного обмена сообщениями.
   • Портальная платформа. Она служит уже не только для совместной работы сотрудников и контрагентов компании, но и предоставляет им возможность:
   • Запуска и управления самыми разными бизнес-процессами и программами через портал: например: оформление заказа, командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов, контроль товара на складе публикация документов и т.п. Т.е. отпадает необходимость устанавливать программу на каждый рабочий стол сотрудника и/или внешнего пользователя При этом удаленный доступ к ней осуществляется через web приложение.
   • Автоматической интеграции бизнес данных в ERP систему компании и/или другие программные приложения. Например созданный excel файл может быть автоматически внесен/разнесен в нужную компании программу(ы) или размещен на сервере Excel (для одновременной работы с ним нескольких сотрудников).
   • Заполнения встроенных шаблонов типовых бизнес-процессов например при проведении опроса сотрудников или подачи сотрудником заявки на отпуск и т.д.
   • Использовать все коммуникационные инструменты: SharePoint, управление несколькими web сайтами, wiki приложение, социальная сеть (блоги, форумы, RSS),
   • Обеспечить интеграцию работы с IP- телефонией (например, со Skype). Причем в последнем случае зачастую сотрудник даже не знает, что в компании работает система связи VoIP. (VoIP - англ. Voice over IP; IP-телефония обеспечивающая передачу речевого сигнала по сети Интернет (или по любым другим IP-сетям)
   • Организовать дистанционное обучение сотрудников с помощью различных инструментов (видео конференции, конференцсвязь и т.д.)
   С помощью Интранета чаще всего решают задачи:
   • Возможность генерации подразделениями компании собственных новостей, которые могут быть опубликованы как для общего доступа (новости корпоративного масштаба), так и для доступа только внутри подразделений/группы сотрудников (внутренние инструкции и т.п.).
   • Создание системы рассылки новостей, приказов и распоряжений, как отдельным сотрудникам, так и различным группам и отделам.
   • Создание единого хранилища документов компании (например, приказов по фирме, описаний, презентаций продукции и т.п.) с возможностью поиска и логической рубрикацией (организация баз знаний).
   • Обеспечение сотрудников информацией о событиях, происходящих в компании.
   • Проведение опросов, рейтинговых голосований среди сотрудников компании, формирование архива опросов.
   • Обеспечение работы сотрудников с электронными каталогами продукции, ведение клиентских баз, совместная работа над проектами сотрудников различных подразделений компании.
   • Возможность обсуждения сотрудниками различных новостей, событий, документов.
   • Объединение региональных представительств компании в единую Интра-сеть, организация доступа региональных представительств к информации Центра.
   • Интеграция различных прикладных систем (например, SAP или 1C) в единую корпоративную информационную систему.

Можно сказать, что основная задача работы внутреннего портала (вне зависимости от сложности выбранной компанией системы) – это объединить все элементы корпоративной информации и упростить работу как руководителя, так и рядового сотрудника с ней. Но как бы ни была проста и доступна система, ей надо управлять. Например, функции администратора при управлении портальной платформой относятся к сервисной части и включают в себя добавление пользователей, настройку системы, создание тем форумов, клубов по интересам, настройку внешних источников для сбора статей, новостей и т.п. Именно поэтому еще на этапе выбора программного обеспечения для работы внутреннего портала необходимо озаботиться ролями пользователей и правами доступа их для различных целей.

Роли пользователей и права доступа

Присвоение ролей пользователям призвано определить четкие и понятные для сотрудников и внешних контрагентов правила доступа к информации, имеющейся на внутреннем портале, а также разграничение доступа к ней. Для работы с ролями необходимо иметь возможность идентификации пользователей, чтобы определять их принадлежность к определенным ролям. В интернет-приложениях для этого обычно создается страница, на которой пользователи могут вводить имя пользователя и пароль, после чего выполняется проверка этих учетных данных. Благодаря управлению ролями администратор системы может обрабатывать группы пользователей как единое целое.

1. Это когда группа пользователей системы (например, сотрудников) выполняет одинаковый функционал, поэтому для системы они одинаковые пользователи одной роли, иначе говоря, одну роль могут иметь несколько субъектов (пользователей программы). Т.е. все сотрудники и контрагенты компании могут быть разбиты на группы, которым дадут одинаковые права для работы в Интранете. Например, группа поставщики имеет право получать на web странице отчеты по планируемым закупкам сырья, а группа покупатели имеет право внести данные о заказе товара.
2. Если сотрудник, работающий в системе, выполняет разный функционал, где-то пересекающейся с функционалом других пользователей системы, тогда один субъект (пользователь программы) может иметь несколько ролей. Например, генеральный директор компании контролирует продажи (функционал коммерческого директора), разрешает финансовые расходы (функционал главного бухгалтера) и контролирует как исполнены его поручения (функционал секретаря–референта). Например:
3. Когда группа сотрудников выполняет одинаковый функционал, но при его исполнении имеет разные полномочия, тогда одна роль может иметь несколько разрешений. Например:
4. Иногда необходимо дать разрешение группе сотрудников совершать одинаковые действия, т.е. одно разрешение может принадлежать нескольким ролям. Например

Очень важно при определении ролей пользователей определиться с правами доступа (Права доступа (к информации) — совокупность правил, регламентирующих порядок и условия доступа пользователя к информации и её носителям, установленных правовыми документами или собственником, владельцем информации.), т.е. что может делать роль/сотрудник на внутреннем портале. Например, для бизнес-процесса «Оформление заявки на покупку товара» (роль 1) через web страницу:

Пользователи	Просмотр документа	Создание документа	Правка документа	Ударение документа
Руководитель	V
Менеджер по продажам	V	V	V	V
Менеджер по отгрузкам	V		V
Менеджер по транспортной логистике	V		V

В тех компаниях где описаны бизнес-процессы и работают «живые» должностные инструкции этот вопрос не вызывает проблем. В других случаях вопрос прав доступа решается на основании «метод научного тыка». Чтобы не совершать ошибки с присвоением прав доступа сотруднику (много дать плохо – утечка информации, мало дать прав доступа – плохо, не сможет качественно исполнять функционал) компании, имеющие внутренний портал связывают на уровне бизнес-процесса описание функционала и закрепление за ним требований к роли. При этом на возможность наследования разрешений от противоположных ролей накладывается ограничительная норма, которая позволяет достичь надлежащего разделения режимов. Например, одному и тому же лицу может быть не позволено создать учетную запись для кого-то, а затем авторизоваться под этой учетной записью.

Структурирование информации на внутреннем портале

Очень важно чтобы расположенная на внутреннем портале информация была доступна и имела возможность быстрого нахождения ее пользователем, поэтому так важно структурирование информации на нем. Структурирование информации – такой способ обработки, на основе которого можно получить простые ответы на поступившие от пользователей системы вопросы. Для повышения эффективности поиска информации в документах расположенных на внутреннем портале (или прикрепленных как гиперссылка) их принято классифицировать, задавать возможность поиска по ключевым словам, а также хранить в определенном порядке. В противном случае тратится много времени на поиск нужного документа, так как системе сложно разобраться - где и что находится. При составлении такой классификации говорят о файлинг-системе - системе организации учета и хранения документов на основании определенных параметров, наиболее удобных для конкретного вида деятельности и организации. Разработка файлинг-системы web портала осуществляется по следующему алгоритму:

• Ревизия всех документов компании, которые должны быть расположены на внутреннем портале
• Выбор параметров для их классификации
• Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами
• Проверка полученной системы на непротиворечивость, апробация, внесение необходимых корректив.

1. Персонализированный доступ к данным (например, сотрудникам, контрагентам-поставщикам, контрагентам-покупателям, нормативная база и т.д.)
2. Размещение корпоративных данных из разных внутренних и внешних источников (например, отчеты торговых представителей)
3. Хранение данных (как например, в портале SharePoint могут храниться документы, данные из заполненных форм, файлы-инструкции и т.д.)
4. Управление RSS-потоками (например, чтение ленты новостей или оповещений о необходимости действий сотрудников)
5. Управление документами и файлами (например, контроль версий документов, доступ к файлам)
6. Управление бизнес-процессами (например, первичный ввод информации о контрагенте, оформление заказа на продукцию и т.д.)
7. Публикации самих сотрудников (форумы, странички сайта поздравления с днями рождения, созданные сотрудниками e-learning курсы, записи вебинаров которые они проводили и т.д.)
8. Создание сайтов (например, сайта проекта или сайт по социальной корпоративной ответственности)
9. Управление знаниями (может быть аналог Википедии и/или раздел связанный с Дистанционной системой обучения)
10. Совместная работа (портал может, как предоставлять интерфейс к корпоративному органайзер или инструменты для совместной работы, например в программе Microsoft Project Standard (MPS — однопользовательская версия для небольших проектов)
11. Интеграция бизнес-приложений (в паре с серверами приложений порталы служат для создания единой интеграционной платформы предприятия, например Microsoft Project Professional (MPP — корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server) или Microsoft Project Web Access (MPWA — Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов)

Кроме структурирования информации на портале важным аспектом является также качественно работающий поиск по содержимому портала, документам и сотрудникам. Так как он в свою очередь является косвенным и индикатором интереса к внутреннему порталу.

Как сделать корпоративный портал популярным среди сотрудников и контрагентов?

Внутренние порталы, работающие в компаниях настолько многофункциональны и разнообразны, что под термином "внутренний портал" могут понимать совершенно разные вещи. От странички сайта, на которой выкладываются новости компании и файлы до платформы, интегрирующей корпоративные данные и приложения. Поэтому для успешности работы внутреннего портала сотрудников необходимо:

1. Проинформировать, что есть такой инструмент, и он призван решать следующие задачи… Для этого нужно не только издать распоряжение о вводе в действие еще одного IT инструмента. Но и всячески популяризировать работу на нем, и в этом случае очень важен пример первого лица.
2. Обучить не только каждого сотрудника работе с ним, но и если есть к нему доступ внешнего пользователя организовать помощь ему в скорейшей профессиональной работе в системе. Казалось бы многие сотрудники не раз имели дело с Интернетом, web технологии аналогичны, зачем учить? Но каждый внутренний портал - это индивидуальный IT инструмент, который имеет свои интересные решения, которые должны быть доступны каждому пользователю.
3. Сделать по возможности единственным источником информации. Если информация, расположенная на внутреннем портале неактуальна для посетителей, то деньги, затраченные на его создание и администрирование, потрачены «впустую». Чтобы этого не случилось, необходимо следить за тем, чтобы информация на внутреннем портале постоянно и оперативно пополнялась из разных источников.
4. Наполнить интересным и актуальным контентом (от английского content - содержание; это абсолютно любое информационно значимое либо содержательное наполнение информационного ресурса или веб-сайта. Контентом называются тексты, мультимедиа, графика). Скучные тексты, отсутствие продуманного графического решения или сложности с загрузкой мультимедиа приложений не способствуют посещению внутреннего портала. Поэтому привлекательный дизайн, понятный текст, удобная навигация и т.д. – т.е. стандартные требования к web приложению даже не обсуждаются.
5. Решить вопрос с ответственными за качественную работу каждого раздела внутреннего портала. Превратить внутренний сайт «в помойку» легко, именно поэтому кроме назначения администратора внутреннего портала (который не может оценить важность информации предлагаемой к размещению на сайте), необходимо назначить ответственных-экспертов за работу каждого раздела.

И еще надо помнить, что закон «критической массы» применим и к внутреннему порталу предприятия. Как только большая часть запланированных пользователей станет активно пользоваться ресурсом, остальные просто будут вынуждены присоединиться, чтобы не выпасть из корпоративной информационной струи.