О компании

Главная страница сайта
История нашей организации
Основные проекты
Наша миссия
Наши принципы
Координаты
Персонал
Вакансии
Отзывы и благодарности
КСО
Презентация компании

 

Виды услуг
Консультирование
Исследования
Тренинги
 

Руководителю
Меню консалтинговых продуктов
Примеры проектов
Ответы на вопросы руководителей
 

Читальный зал
Наши статьи
Наши вестники
Наши тесты
Наши исследования
Рекомендуем почитать
Словарь консультанта
Фотоархив
 

Наши партнеры
Наши партнеры

english version карта сайта обратная связь

  Читальный зал  
 
НАШИ СТАТЬИПослать ссылку на эту статью
Подписаться на рассылку новых статей от Аксимы

РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА
Никифорова Т.П., Скриптунова Е.А.
Секретарь-референт №1(25) январь 2005

Наверное, каждый работающий человек, при переходе на новое место работы, сталкивался с определенными трудностями. Новое место – новые порядки. Чем быстрее работник освоится на новом месте, тем быстрее станет приносить отдачу. Поэтому работодатель заинтересован максимально сократить период адаптации. Адаптация – это процесс приспособления сотрудника к новому месту работу. Важно не только быстро освоить функциональные обязанности, но и «вписаться» в коллектив, стать полноправным членом команды. То есть адаптация бывает двух видов: профессиональная и социально-психологическая.

Если пустить адаптацию на самотек, то этот процесс может сильно затянуться. Более того, может случиться так, что сотрудник не сможет принять новые «правила игры», найти свое место в организации и в итоге покинет ее. Такое иногда случается, но показательно, что если процессом адаптации в компании никто целенаправленно не занимается, то сотрудник покидает компанию (исходя из данных наших исследований) в два раза чаще, тем в случае, когда адаптация нового сотрудника находится под пристальным контролем.

В данной статье речь пойдет именно о социально-психологической адаптации, так как роль секретаря в этом процессе, особенно в небольшой организации, трудно переоценить.

При приеме нового сотрудника на работу у работодателя всегда имеется ряд вопросов. Подойдет ли компании именно этот сотрудник? Будет ли он качественно выполнять свои обязанности? Как быстро он выйдет на необходимый уровень эффективности? Получит ли компания от него прибыль или понесет убытки? Как быстро он вольется в коллектив и вольется ли вообще? Будет ли ему комфортно работать? Будет он работать «из-под палки» или работа будет приносить ему удовольствие и моральное удовлетворение? Для того чтобы получить ответы на все эти вопросы, работодатель проводит собеседование, тестирование, анкетирование. Но даже если результаты этих мероприятий показали, что человек действительно подходит компании, а компания подходит ему, то, все равно, приходя на новое место работы, человек нуждается в психологической и профессиональной поддержке и помощи.

Для профессиональной адаптации новому сотруднику необходим опытный наставник, который сможет помочь в трудную минуту, подсказать правильное решение, поделиться профессиональным опытом и секретами. Для того, чтобы адаптация носила системный характер мы рекомендуем составлять План адаптации нового сотрудника. Этот план составляет непосредственный руководитель нового сотрудника или назначенный им наставник, при участии менеджера по персоналу (если таковой есть в компании). Бывает, что в небольшой компании некоторые функции менеджера по персоналу исполняет секретарь, в таком случае ему тоже может быть поручено подготовить проект плана адаптации, который непосредственный руководитель дополнит и утвердит.

Обычно, процесс адаптации начинается именно с социально-психологической адаптации. Новый сотрудник сначала привыкает к новым правилам, традициям, знакомится с коллективом и ищет с коллегами общий язык. У разных людей этот процесс длится разное время, но в среднем занимает от 1 недели до 2 месяцев. Несколько дольше, чем социально-психологическая адаптация происходит процесс профессиональной адаптации. На это, в зависимости от сложности работы и требуемой квалификации, уходит от 1 до 4 месяцев. Процесс адаптации можно считать успешно завершенным, если сотрудник не только вписался в коллектив, но и способен самостоятельно (без постоянного контроля и подсказок) выполнять свою работу на высоком уровне.

Обычно периоду адаптации примерно равен испытательный срок, и он колеблется в диапазоне от 1 до 3 месяцев.

Покажем на примере как составлять План адаптации.

План адаптации
Петровой Светланы Ивановной,
менеджер по обслуживанию клиентов

На период 15 декабря 2004 – 15 февраля 2004г

Цель

Мероприятие, результат

Срок

Примечание

1

Организовать процесс адаптации

Назначение наставника

14.12.04

Оформляется распоряжением

2

 

Подготовка рабочего места

14.12.04

Секретарь совместно с IT -менеджером

3

 

Оформление пропуска в офис

14.12.04

Секретарь

4

 

Оформление документов о приеме

15.12.04

Осуществляет менеджер по персоналу

5

Быстрейшее вхождение в коллектив

Представление коллективу

 

 

15.12.04

Осуществляет наставник

 

6

 

Разъяснение кто есть кто в компании, кто за какие вопросы отвечает. Какие приняты правила. Показать, где что располагается, провести по офису. Разъяснения по дресс-коду.

15.12 – 17.12.04

Осуществляет секретарь

7

 

Представление на совещании, краткое знакомство.

 

20.12.04

 

 

 

Руководитель

 

 

 

8

 

Участие в праздновании Нового года

29.12.04

Секретарь поясняет, как проходят 9корпоративне праздники. Что нужно подготовить

9

Понимание специфики компании, соответствие требованиям компании, соблюдение корпоративных стандартов

Изучение необходимых нормативных и регламентирующих документов адаптации компании (стандарты, регламенты, правила)

Изучение сайта компании

Изучение рекламно-информационных материалов

15.12 -17.12.04

Наставник утверждает перечень документов для изучения

Секретарь выдает комплект документов или показывает, где их можно посмотреть

10

 

 

 

 

11

Добиться соответствия корпоративным профессиональным стандартам, использовать накопленный компанией опыт

Изучение всей документации по обслуживанию клиентов (Презентация компании, прейскурант, договора, заявки и т.д.)

 

 

 

20.12.04 – 17.01.05

Секретарь помогает найти нужные документы

12

 

Наблюдение за коллегами и выполнение по их заданию отдельных функций

20.12.04 – 10.01.05

Наставник контролирует процесс, проводит разъяснения для персонала

13

 

Научиться самостоятельно заполнять заявки и составлять договоры по формам компании, оформлять все необходимые документы (счета, акты сдачи-приемки и т.д.)

20.12.04 - 30.12.04

Наставник проверяет правильность заполнения документов

14

Выйти на необходимый уровень производительности

Добиться, чтобы в день обслуживалось нормативное количество клиентов без ущерба для качества (отсутствие претензий со стороны клиентов и руководства)

Обсудить недоработки и наметить меры по их исправлению до конца испытательного срока

01.02.05

Обсуждение с наставником

15

Обеспечение планомерности работы

Писать еженедельные планы, согласовывать их в пятницу – на следующую неделю (или в понедельник утром).

Одновременно обсуждать выполнение планов за прошлую неделю и разбирать неясные моменты

еженедельно

Обсуждать с наставником

Секретарь поможет найти утвержденные формы планов

16

Подготовить план профессионального развития

Изучить требования к должностям, понять разрывы, продумать мероприятия для профессионального развития

01.02.05

Обсудить с наставником

Секретарь помогает в выборе необходимых форм

17

Оценить результаты адаптации

Пройти собеседование по результатам прохождения испытательного срока и качеству адаптации в компании.

По итогам собеседования принимается решение о прохождении испытательного срока (прошел, не прошел, прошел условно с повторным собеседованием через определенный период – не более 1 месяца).

15.02.05

Сотрудник готовит отчет по прохождению адаптации

Собеседование проводит наставник

18

 

Выпустить распоряжение о результатах прохождения испытательного срока

17.02.04

Секретарь по поручению наставника, утверждает руководитель

Мы видим, что секретарь может серьезно помочь новому сотруднику адаптироваться в новой обстановке, помочь ему понять и принять существующие традиции и правила, стать полноправным членом коллектива.

Рассмотрим подробнее следующие «вехи» адаптации, в которых ведущая роль принадлежит секретарю:

  • оформление документов при приеме на работу
  • знакомство с компанией и сотрудниками
  • знакомство с корпоративной культурой
  • делопроизводство
  • оформление планов отчетов

Оформление документов при приеме на работу.

Если компания небольшая, то часто оформление документов о приеме на работу занимается секретарь. Для адаптации, в частности для формирования лояльного отношения сотрудника к новой компании, очень важно, чтобы процесс оформления не затянулся. Желательно оформить нового сотрудника в первый же день работы. В крайнем случае, в первую неделю. Если сотрудник уже работает, а его все «забывают и забывают» должным образом оформить на работу, то имидж компании в глазах новичка может сильно пострадать. Более того, видя, что в компании не принято все делать вовремя, он и сам в скором времени начнет нарушать сроки.

Секретарь должен рассказать о том, как будут строиться отношения между сотрудником и компанией, и какие документы могут понадобиться при устройстве на новое место. Если каких–то документов у нового сотрудника нет, то секретарь должен рассказать, где можно получить эти документы (например, ИНН можно получить в налоговой инспекции по месту регистрации). Так же необходимо объяснить, как заполнять документы (например, заявление о приеме на работу), и предоставить те регламенты и положения, с которыми необходимо познакомиться до начала работы (например, Соглашение о неразглашение коммерческой информации или Инструкцию по технике безопасности). Очень важно серьезно подходить к вопросы подписания различных документов. Если, например, соглашение о конфиденциальной информации «подсовывается» сотруднику между делом, со словами «быстренько подпиши вот тут», не стоит ожидать серьезного отношения к документу. Скорее всего он даже не будет прочтен.

Если в компании есть менеджер по персоналу, то оформлением новых сотрудников занимается он. Однако и в таком случае к секретарю обычно обращаются за помощью: важно вовремя подготовить нужные бланки, помочь заполнить необходимые формы, подшить документы в личные дела.

Знакомство с компанией

Когда человек приходит на новое место работы, ему должна быть предоставлена наиболее полная информация о компании. Это необходимо для того, чтобы сотрудник мог понять, что и с какой целью он должен делать. Секретарь может предоставить информацию о работе компании, ее истории, направлениях деятельности и планах развития. Так же хорошим инструментом адаптации являются сборники (папки и комплекты) необходимых в работе документов.

Примерный перечень документов, с которыми желательно знакомить всех новых сотрудников следующий:

  • миссия компании, ее ценности
  • информационно-рекламные материалы
  • прейскуранты, прайс-листы
  • перспективные планы развития
  • правила внутреннего трудового распорядка
  • корпоративный кодекс поведения
  • стандарты качественного обслуживания клиентов
  • положение о подразделении
  • должностная инструкция
  • положение о системе оплаты труда и премировании
  • положение об аттестации
  • система планирования и отчетности, формы планов и отчетов
  • прочие регламенты и стандарты.

Знакомство с компанией длится обычно около недели. За это время новичок в первом приближении знакомиться с компанией и ее деятельностью. Дальнейшее, более глубокое знакомство происходит уже в процессе работы. Но в первое время, когда на новичка обрушивается шквал информации, секретарь играет роль штурмана, который умело ведет нового сотрудника по неизвестному маршруту.

Знакомство с компанией заключается не только в усвоении необходимых сведений. Не менее важно показать и сам офис: кто в какой комнате работает, где стоит оборудование, какой принят режим, где можно пообедать и попить чай, где в офисе курят, где и когда проходят совещание и многое другое.

С одним нашим знакомым в первый рабочий день произошел курьезный случай. Он умудрился получить выговор за то, что не пришел на совещание. На самом же деле он просто заблудился в новом офисе. И не нашлось ни одного человека, который бы показал ему, где находится зал заседаний.

Аналогичный случай произошел с сотрудником, которому установили индивидуальный график работы с 10.00 до 19.00. Явившись во вторник (это был уже второй его рабочий день) на работу к 10.00, он обнаружил, что на полчаса опоздал на совещание. Секретарь «забыла» предупредить его о времени начала совещания.

Знакомство с сотрудниками.

Приходя в новую для себя компанию, человек оказывается в уже сложившемся коллективе. Нового сотрудника обычно представляет руководитель. Но запомнить всех сразу практически невозможно. И тут секретарь может прийти на выручку и подсказать, кто есть кто. Также, обычно секретарь вывешивает приказ о приеме нового сотрудника на доску объявлений, и снабжает новичка списком сотрудников компании с телефонами. В некоторых компаниях принято делать электронную рассылку о приеме нового сотрудника. Это также задача секретаря.

Даже если случилось так, что руководитель по каким-то причинам не представил нового сотрудника (например, срочно уехал в командировку и никому не поручил присмотреть за новичком), секретарь должен проявить инициативу и взять на себя опеку. Нельзя допускать ситуацию, которую мы однажды наблюдали в одной компании. В офисе появился молодой человек, но никто не знал, кто это. Тот тоже чувствовал себя неуютно, не знал, что делать и к кому обратиться. Дело в том, что накануне вечером, когда практически все сотрудники уже разошлись по домам, он встречался с руководителем. Кандидат понравился, и руководитель радостно предложил ему: «выходите на работу хоть завтра». Сам же руководитель все следующее утро был на переговорах. Когда ближе к обеду он вернулся в офис, то застал безрадостную картину. Все сотрудники занимались каждый своим делом, а новичок блуждал по коридорам с совершенно безумным видом. Было очевидно, что еще немного, и он не выдержит и броситься бежать из этой компании со всех ног. Этого бы не произошло, если бы секретарь проявил немного внимания, узнал бы, в чем дело, связался с руководителем и как-то занял новичка до его приезда.

Корпоративная культура.

В любом коллективе, в том числе и рабочем, существуют какие-либо гласные и негласные правила, нормы, традиции. Соблюдение или не соблюдение этих правил может сильно влиять на отношения, которые сложатся между «новичком» и остальными сотрудниками.

Если, например, в компании принято обедать всем вместе в столовой, а новичок, которому об этом не сказали, будет обедать отдельно, то в коллективе о нем может сложиться впечатление как о человеке заносчивым и не желающем искать общий язык с остальными сотрудниками.

Причем такие негласные правила могут касаться и деловых ситуаций. Так, в одной компании, в регламентирующих документах было сказано, что, если сотрудник едет на переговоры, он обязан записаться в Журнал местных командировок. На самом же деле, сначала нужно было согласовать этот вопрос с непосредственным руководителем. Многие сотрудники, действуя согласно регламенту, получали замечания.

Секретарь постоянно находится в офисе, и он больше других имеет возможность заметить оплошности новых сотрудников. Не стоит делать вид, что ничего не произошло, если новый сотрудник делает что-то явно не принятое в компании. Гораздо лучше сразу обратить его внимание на то, что «у нас принято по-другому». Естественно, очень важно сохранять доброжелательный тон и спокойно объяснить, как лучше поступить.

Делопроизводство

В любой компании существует делопроизводство и везде оно организовано по-своему, исходя из специфики компании. Поэтому для эффективной работы сотрудникам необходимо знать, как ведется делопроизводство в той компании, в которой они работают. При приеме нового сотрудника секретарь должен показать, как правильно оформлять все документы, необходимые для работы. Так же секретарь должен показать, где находятся те или иные документы. В случае, если возникает необходимость, секретарь должен помочь найти необходимые бумаги, так как обычно документооборот в компаниях бывает довольно велик, и сразу запомнить, что и где находиться довольно сложно.

Помимо этого, нового сотрудника необходимо познакомить с файлинг-системой компании, потому что какие-то документы или данные могут потребоваться не только в бумажном, но и электронном виде.

Планы и отчеты

В каждой компании планирование и отчетность ведется по-разному: приняты различные формы, установлена различная периодичность заполнения, отличаются процедуры согласования и утверждения. Секретарь должен познакомить «новичка» с этими правилами, рассказать, как происходит планирование и отчетность, какие сроки нужно соблюдать, какую форму должны иметь эти документы. К тому же, благодаря секретарю у «новичка» складывается отношение к планам и отчетам. Если секретарь рассказывает об этом серьезно, оговаривая сроки и форму этих документов, то у человека складывается более ответственный подход, чем, если секретарь лишь вскользь упомянет об этом.

Кроме того, в развитых компаниях приняты собственные стандарты оформления документов: фирменный шрифт, размер шрифтов, отступы и абзацы, оформление заголовков, расположение на странице, оформление таблиц. На первых порах довольно сложно точно следовать всем этим правилам. И в этом вопросе секретарь тоже может прийти на помощь. Вежливо исправить, подсказать как правильно.

Итак, мы показали, что секретарь может не только помочь адаптации нового сотрудника, но и серьезно затруднить ее. Ведь секретарь – это первый человек, с которым сталкивается новичок. Секретарь знает ответы практически на все вопросы, которые волнуют нового сотрудника. К тому же секретарь - это хозяйка офиса. А хорошая хозяйка всегда заботлива и отзывчива. Часто «новичку» на первых этапах вхождения в коллектив не хватает именно внимания и заботы. Иногда важно просто проявить участие, подсказать какую-то мелочь (например, где стоит ксерокс или как получить нужные канцтовары), ответить на вопрос. Бывает, что секретарь ведет себя столь неприступно, демонстрируя собственную занятость, что не каждый и решится отрывать ее от столь важных дел. Все это проявляется подспудно: в холодном взгляде, пренебрежительном жесте, недовольной гримасе, ехидном тоне. Понятно, что такой настрой, вряд ли может способствовать ускорению адаптации новичков. Те же секретари, которые не забывают, что главное их предназначение – это проявлять заботу, внимание, помогать всем нуждающимся, обычно пользуются и среди сотрудников, и среди руководства заслуженной любовью и уважением. Нужно всегда помнить, что от твоего желания и участия зависит, как быстро приживется (и приживется ли) новый сотрудник в коллективе. Такая вот ответственная миссия.

 
Яндекс.Метрика
© ООО "АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги", 2002 г.

Рисунок: Вараксина А. С.
http://www.horse.galactic.ru
Дизайн:Иванов А. В.
http://www.qdesnik.ru